Skärpta regelverk att vänta

Hur påverkas företagets affärer av kvaliteten i dess inkassohantering? Vilka krav ska du ställa på en outsourcingpartner? Och hur kan du möta EU:s nya, skärpta regler för hantering av personuppgifter utan onödigt, fördyrande krångel? Vi bad Anette Klingensjö, bolagsjurist på Sergel Kredittjänster, reda ut begreppen.

Hej Anette. Ja, vad betyder inkassohanteringen för företagets affärer? Utöver det uppenbara, att snabba upp betalningarna och säkra ytterligare intäkter?

Sena eller osäkra betalningar är ofta ett känsligt ämne – både för kravställaren och för gäldenären. För att säkra både betalningen och relationen dem emellan är det viktigt att varje ärende hanteras korrekt. Men också konstruktivt, och med respekt för gäldenärens situation och faktiska möjligheter att betala.

Vi kan i många fall bidra med praktiska lösningar så att båda parter blir nöjda, och har dessutom bra systemstöd för att så långt det är möjligt säkerställa detta.

Det talas om att inkassobranschen just nu genomgår stora förändringar, eller till och med en ”transformation”. Vad handlar det om? 

I grunden handlar det om digitaliseringen som både har drivit fram och möjliggjort allt högre kvalitetskrav. Oavsett om företagen själva kräver in betalningen eller lägger ut arbetet eller överlåter skulden på ett inkassobolag.

Digitaliseringen har även medfört fler okynnesköp och bedrägerier som kräver bättre kontroll och mer effektiva motåtgärder.

Exakt vad menar ni med ”kvalitet” i det här sammanhanget?

Till att börja med innebär det att rätt krav ställs till rätt person eller företag. Men också att det grundas på korrekt och tydlig information. Och spårbarhet. Det är viktigt att kunna spåra ärendet ända till leveransen och ursprungskravet, och allt som har hänt därefter. Speciellt när kravet har överlåtits till någon annan.

Vi har länge haft kvalitetsfrågorna i fokus, och faktum är att vi under alla år praktiskt taget aldrig har blivit ifrågasatta i det avseendet.

I övrigt handlar det dels om den korrekta hanteringen och respekten för gäldenären, som jag nämnde tidigare. Och dels att man i alla lägen följer de strikta lagar och regler som gäller inom detta område. Regler som snart kommer att bli ännu tuffare.

Kvalitet brukar kosta pengar…

Å ena sidan kommer nya och tuffare regelverk att kräva en del merjobb, som fler manuella stickprovskontroller. Men det får inte påverka effektiviteten negativt.

Å andra sidan har vi inom Sergel kommit väldigt långt i utvecklingen av effektiva automatiserade processer och system. Som vi dessutom fortsätter att förfina och utveckla.

Kvalitetsmässigt har vi idag en tämligen optimal arbetsmodell, och utmaningen ligger bland annat i att bibehålla vårt försprång på systemsidan. Inte minst när det gäller att se över och utveckla systemstöden. Det var viktigt för  att säkerställa att vi även i framtiden uppfyller kommande skärpta krav på personuppgiftsbehandling.

Du nämnde tuffare regler… Vad tänker du närmast på?

Det kommer hela tiden nya regler och krav. Men den förändring som kommer att kräva mest av leverantörerna och oss är helt klart de nya, gemensamma EU-regler om hantering av personuppgifter som nu är på gång, Dataskyddsförordningen.

Reglerna träder i kraft under 2018 och ersätter personuppgiftslagen.

Reglerna innebär bland annat att den som är personuppgiftsansvarig får ett ökat och tydligare ansvar, en skyldighet att påvisa att förordningen följs. Det innebär dels krav på ökad dokumentation, dels att det blir betydligt hårdare sanktionsavgifter för den som inte följer reglerna.

Vår branschorganisation, Svensk Inkasso, arbetar för närvarande med att tolka det nya regelverket för att utreda hur branschen påverkas och för att underlätta hanteringen framöver.

Det kommer väl att kräva rätt radikala ingrepp i företagens befintliga datarutiner och system?

Ja, och personuppgifter finns dessutom ofta lagrade i flera olika system, även där man kanske inte först tänker på det.

Exempel på grundläggande krav för behandling av personuppgifter är att inte samla in mer information än man behöver, inte spara den längre än man behöver, inte använda uppgifterna till något annat än vad som var syftet när de samlades in etc. Genom att bygga in dataskydd i våra stödsystem, så kallad privacy by design, blir det enklare för oss att uppfylla de nya lagkraven framöver.

Det är fortfarande ett par år kvar tills det nya regelverket börjar gälla, men den tiden kommer säkert att behövas.